Mit Outlook-Vorlagen arbeiten

Ich erstelle für mich und meine Kunden häufig E-Mails mit Outlook, die auf Outlook-Verlagen (.oft-Dateien) basieren, damit die Formate und Inhalte nicht per VBA gesetzt werden müssen und der Kunde diese selbst ändern kann.

Problem 1

Leider hat Outlook die unangenehme Eigenschaft, an diese Mails jeweils noch die Standard-Signatur anzuhängen, auch wenn diese schon Teil der Vorlage ist und dort auch nicht weggelassen werden soll oder kann, z. B. weil sie vom Standard abweicht. Das kann man aber in Outlook-Einstellungen nicht ändern.

Lösung 1

Da ich aber offenbar nicht der Einige bin, der das Problem hat, hat Microsoft dafür zwar eine Option vorgesehen, diese aber offenbar in der Benutzeroberfläche vergessen. Mit einem zusätzlichen Eintrag in der Registy lässt sich das gewünsche Verhalten erreichen:

Im Pfad

Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Options

(wobei das xx für Ihre aktuelle Office-Version steht) erstellen Sie ein neues DWORD (32-bit)

NoAutosigOnCustomForms

mit dem Wert 1 und starten Outlook neu.

Problem 2

Microsoft hat offensichtlich auch vergessen, dass man die Vorlagen regelmäßig bearbeiten möchte. Das geht leider nicht so einfach, wie bei den anderen Office-Programmen. Man muss eine Mail auf Basis der Vorlage erstellen und diese dann wieder als Vorlage abspeichern. Dabei schickt einen Outlook immer wieder in den Standard-Vorlagen-Ordner im eigenen Profil.

Lösung 2

Ich habe mir daher dort für die wichtigsten Vorlagen-Ordner auf meinem Server Verknüfung angelegt, um mit einem Klick die geänderte Vorlage am richtigen Ort abspeichern zu können:

Problem 3

Ich arbeite in den Vorlagen gerne mit Platzhaltern im Format [Wort]. Bei einem Kunden wurde der Platzhalter aber nicht durch den Text aus meinem Programm ersetzt.

Lösung 3

Nach vielem Suchen stellte sich heraus, dass er seine Outlook-Rechtschreibprüfung auf 'Englisch' eingestellt hatte. Daduch wurde das Suchwort (im obigen Beispiel 'Wort' als fehlerhaft markiert und mit einer roten Welle markiert. Das führt dann leider dazu, dass im HTML-Quelltext nicht mehr '[Wort]' steht, sondern '[<span class=SpellE>Wort</span>]'. Dieser Text wird dann natürlich nicht gefunden und ersetzt. Ich nutze daher jetzt immer kurze Texte in Großbuchstaben, die von der Rechtschreibkorrektur in der Standardeinstellung ausgenommen sind, im obigen Beispiel dann '[WRT]'.