Artikeldatenbank für Goliath Toys

Mit der Artikeldatenbank verwaltet die deutsche Tochtergesellschaft des niederländischen Spieleverlags Goliath BV ihre Artikeldaten und gibt diese in unterschiedlichen Dateiformaten aus.

Das Projekt

Ausgangsbasis waren sechs unterschiedlich aufgebaute Excel-Dateien und eine Textdatei, deren Daten bei Bedarf unabhängig voneinander aktualisiert und verteilt wurden. Dies führte zu ständigen manuellen Änderungen und Kontrollen, um Abweichungen zwischen den Dokumenten zu verhindern.

Ziel des Projektes war es, alle Artikeldaten zentral zu pflegen und bei Bedarf die entsprechenden Dateien schnell aktualisieren oder neu erstellen zu können. Für die Datenbasis sollte eine Access Datenbank verwendet werden. Die Ausgabeformate sollten Excel, Word und ein definiertes Fixformat (Busch-Data-Format) sein. Die Benutzer haben das Office-Standard-Paket und arbeiten mit der Access 2007 Runtime.

Das Auswahlformular

Der Mittelpunkt der Anwendung ist ein Auswahlformular. In einer Liste, die beliebig gefiltert oder durchsucht werden kann, wählt man Artikel aus, um diese im Stammdatenformular zu bearbeiten. Für den Datenexport können leicht einzelne oder mehrere Artikel selektiert und in eines der vorgegebenen Formate exportiert werden.

Das Stammdatenformular

Hier werden alle Artikeldaten, Preise und Texte bearbeitet. Jedem Artikel können beliebige Dokumente und ein Produktbild zugeordnet werden. Das Bild wird für alle Exporte verwendet.

Die Einstellungen

Alle für den Betrieb der Datenbank notwendigen Pfade und Einstellungen werden benutzerspezifisch in der Registry abgespeichert und stehen auch nach einem Update der Anwendung sofort wieder zur Verfügung

Die Datenausgabe

Die Formatierung der exportierten Dokumente erfolgt über Dokumentenvorlagen, die vom Benutzer selber angepasst werden können. Für eine Änderung der Dokumente ist keine Anpassung der Anwendung notwendig. Das festgelegte Produktbild wird jeweils automatisch eingebunden und auf die richtige Größe verkleinert.

Allgemeines

Die Optik der Anwendung ist an die CI von Goliath Toys und deren Internetseite angelehnt, hält sich aber an Microsofts Windows User Experience Interaction Guidelines. Die Anwendung wird über eine Setup-Datei installiert und erfordert zur Installation und Bedienung keinerlei Vorkenntnisse. Nur für die Anpassung der Vorlagen sind Excel- bzw. Wordkenntnisse hilfreich.