DatenbankManufaktur

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Outlook VBA

Ein Beispiel für die Automatisierung von Routineaufgaben.

Aufgabe:

Sie bekommen täglich eine Liste mit Aufträgen, zu denen eine Mail geschrieben werden muss. Die Daten bekommen Sie in einem festen Format, das aber ohne Fachwissen nicht lesbar ist:

Outlook VBA - Die RohdatenZum Vergrößern auf das Bild klicken

Sie wissen, an welcher Stelle welche Information steht, kopieren diese Daten heraus und schreiben sie in eine Mail, um diese an eine andere Abteilung weiterzuleiten. Die Anzahl der Nachrichten ist nicht hoch genug, um dafür ein Programm zu schreiben, aber die Mails müssen trotzdem geschrieben werden.

Lösung:

Wir erstellen gemeinsam Mailvorlagen, zu allen typischen Aufträgen und legen diese in einem festgelegten Ordner ab:

Outlook VBA - Die MailvorlagenZum Vergrößern auf das Bild klicken

Ich erstellen Ihnen eine spezielle Anwendung mit Outlook-VBA, die Sie einfach über die Symboleiste in Outlook aufrufen können:

Outlook VBA - Die SymbolleisteZum Vergrößern auf das Bild klicken

In der Anwendung, die auch von mehren Personen genutzt werden kann, geben Sie einmalig Ihre Stammdaten und den Vorlagenordner ein. Diese Daten werden gespeichert und stehen Ihnen dann immer zur Verfügung, können bei Bedarf auch geändert werden.

Outlook VBA - Das AnwendungsfensterZum Vergrößern auf das Bild klicken

Anschließend wählen Sie die Vorlage für Ihren Auftrag aus und kopieren die jeweiligen Rohdaten in das Textfeld. Die Anwendung öffnet eine neue Mail von der entsprechenden Vorlage

Outlook VBA - Die leere VorlageZum Vergrößern auf das Bild klicken

selektiert die benötigten Daten aus dem Textfeld und trägt sie in die Platzhalter aus ihren Vorlagen ein:

Outlook VBA - Die fertige MailZum Vergrößern auf das Bild klicken

Fertig ist die Mail.

Möglichkeiten:

Diese einfache Aufgabe lässt sich (fast) beliebig erweitern, z. B. um zusätzliche Datenfelder, die Verarbeitung von Dateien statt Texteingabe oder den automatischen Versand der Mails. Einzige Voraussetzung ist, dass die Aufgaben anhand von Logiken, die in den Daten oder der Anwendung liegen, erkannt und ausgeführt werden können.