DatenbankManufaktur

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Einkaufsdatenbank für ein Einrichtungshaus

Die Einkaufsdatenbank automatisiert die bereits vorhandenen Einkaufsprozesse der Bauabteilung des internationalen Konzerns. Eine vorhandene Nomenklatur und Nummerierung wurde übernommen und automatisiert.

Die Benutzeroberfläche besteht hauptsächlich aus dem Hauptformular, das in einzelne Register aufgeteilt ist, in denen die Abläufe des Einkaufsvorgangs chronologisch und thematisch zusammengefasst sind. Die Navigation im Hauptformular erfolgt über die Auswahl eines Vorgangs aus einem Kombinationsfeld oder die direkte Eingabe einer Vorgangsnummer.

Der Vorgang

Über ein Erfassungsformular, dass alle unbedingt notwendigen Daten abfragt, wird ein neuer Einkaufvorgang erstellt und automatisch mit einer Nummer versehen, deren Nomenklatur schon seit Jahren besteht:

Einkaufsdatenbank - Vorgang anlegenZum Vergrößern auf das Bild klicken

Im Hauptformular werden dann im Register 'Vorgang' alle übrigen Daten ergänzt:

Einkaufsdatenbank - Vorgang bearbeitenZum Vergrößern auf das Bild klicken

Sogenannte 'Nachträge' zu bestehenden Verträgen können direkt mit den vorhandenen Daten erstellt und der Ausschreibungsprozesse abgekürzt werden.

Die Ausschreibung

Im Register 'Ausschreibung' können dann die Firmen ausgewählt werden, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Einkaufsdatenbank - Eine Ausschreibung machenZum Vergrößern auf das Bild klicken

Dabei hilft eine Filterfunktion, mit der z. B. nur die Firmen zur Auswahl angezeigt werden, die zum Gewerk des Vorgangs passen, in einer bestimmten Region sitzen oder eine bestimmte Größe haben. Zu jeder Firma werden im unteren Teil noch die wichtigsten Stammdaten angezeigt, sowie eine Klassifizierung. Hier finden sich Daten aus vorherigen Vorgängen, z. B. wie häufig die Firma bereits ausgewählt war, wie viele Angebote sie abgegeben hat und ob sie bei Aufträgen berücksichtigt wurde.

Nach der Auswahl wird auf Knopfdruck ein Serienbrief erstellt, mit dem die gewählten Firmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Solange die Ausschreibung noch läuft, kann die Liste erweitert und können zusätzliche Anschreiben erstellt werden.

Die Angebote

Nach Eingang der Angebote der ausgewählten Firmen werden diese erfasst und es ergibt sich automatisch eine Bieterreihenfolge.

Einkaufsdatenbank - Angebote bearbeitenZum Vergrößern auf das Bild klicken

Jetzt können auf Knopfdruck die nötigen Dokumentationsunterlagen erstellt und für die unterlegenen Bieter ein Absageschreiben als Serienbrief erstellt werden.

Die Verträge

Für die Firma (oder die Firmen bei gesplitteten Aufträgen) werden dann die Vertragsdaten erfasst und auf Knopfdruck der Vertrag erstellt.

Einkaufsdatenbank - Verträge erstellenZum Vergrößern auf das Bild klicken

Außerdem werden noch zusätzliche Daten für das Controlling erfasst bzw. errechnet.

Die Firmen

Im Register 'Firmen' werden alle Firmendaten verwaltet. Es ist als Tabellenblatt formatiert, so dass Daten leicht aus vorhandenen Excel-Tabellenblättern importiert oder für andere Anwendungen oder spezielle Auswertungen exportiert werden können.

Einkaufsdatenbank - Firmen verwaltenZum Vergrößern auf das Bild klicken

Allgemeines

Für alle zu erstellen erstellenden Dokumente wurden WORD-Vorlagen angelegt (vier allgemeine und pro Konzerngesellschaft vier spezielle Vorlagen), die automatisch aus der Datenbank mit allen notwendigen Daten befüllt werden. Die Vorlagenpfade sind in der Datenbank hinterlegt und können (wie die Vorlagen auch) vom Kunden selber angepasst werden.

Die erstellten Dokumente werden automatisch nach definierten Regeln benannt und im Dateisystem abgelegt, so dass sie jederzeit auf Knopfdruck aus der Datenbank oder anhand der Nomenklatur im Dateisystem wiedergefunden werden können.

Die Stammdaten und Einstellungen werden im Register 'Optionen' gepflegt, die in den Kombinationsfeldern angebotenen Listenwerte im gleichnamigen Register.